Planet time go

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Semplicità ed efficienza alla portata di tutti

Planet Time GO! è un software innovativo, completo e flessibile. Uno dei pochi prodotti presenti sul mercato, in grado di soddisfare sia le esigenze degli enti pubblici che delle aziende private e di gestire, in maniera semplice ma efficace, i dati della rilevazione presenze.

Sulla base delle timbrature effettuate sui terminali rilevazione presenze, delle ore di lavoro inserite manualmente dall’operatore o attribuite in automatico dal software ad uno specifico gruppo di dipendenti, il Planet Time GO! provvede a ricostruire il cartellino di ogni singolo dipendente. Poi, con l’inserimento dei giustificativi di assenza (ferie, malattie, permessi, ecc.) e la successiva fase di elaborazione, si ottengono i risultati delle ore lavorate suddivise nelle varie voci di presenza ed assenza (ordinario, straordinario, ferie, permessi, malattia, ecc.).

Punto di forza di questo software è sicuramente la parte relativa alla configurazione del motore di calcolo. Attraverso i numerosi parametri disponibili (timbrature tipo, arrotondamenti, segnalazioni, anomalie, turnazioni, flessibilità, monte ore, rielaborazioni, totalizzatori, ecc.) si riescono a gestire in automatico le esigenze più disparate di ciascun ente o azienda privata.

Grazie all’interfaccia MDI, è possibile aprire contemporaneamente diverse viste (organigramma, vista di giornata, più cartellini dello stesso dipendente, ecc.) con possibilità, da parte dell’operatore, di effettuare comparazioni e valutazioni immediate.

Il modulo base

Anagrafica – Consente di gestire i dati strettamente anagrafici (nome, cognome, indirizzo, foto, ecc.) ed una serie di parametri per l’elaborazione dei cartellini (profilo orario, turnazione, badge, matricola, ecc.).
Vengono gestite anche le varie tipologie di presenza (obbligo timbratura, presenza, esente da timbratura).
Il modulo base costituisce il cuore del programma: tipicamente è destinato agli operatori dell’ufficio risorse umane per la configurazione del software e la gestione/elaborazione dei dati e all’amministratore di sistema per la personalizzazione del software e la profilazione delle utenze.

User CFG – Il Planet Time GO! prevede la configurazione di un numero indefinito di utenti e la costituzione di altrettanti gruppi utente. Nella costituzione di ciascun gruppo utente, si possono definire le funzionalità da attribuire agli utenti appartenenti al gruppo ed il livello di competenza del gruppo stesso: per ciascun utente si può specificare il target (gruppo di anagrafiche) su cui esercitare le funzionalità abilitate.

Orari – La quantità e la flessibilità dei parametri di calcolo disponibili, rendono possibile la configurazione di qualsiasi tipologia di orario di lavoro (rigido, elastico e flessibile, schemi che prevedono timbrature reali e virtuali, arrotondamenti sulle timbrature, sul monte ore giornaliero e sullo straordinario, ecc.). Il numero di orari configurabili è illimitato.
Cartellino – La gestione del cartellino mensile del singolo dipendente, è racchiusa in un’unica form che consente di avere una visione globale di tutti i dati più importanti: timbrature, giustificativi, risultati, pasti mensa, stato della giornata, buoni pasto, totalizzatori e molto altro.
Le giornate che presentano anomalie sono evidenziate all’operatore tramite colori ed icone che consentono di valutare a colpo d’occhio la gravità (personalizzabile) delle stesse e, nel caso, di intervenire velocemente per sanare la situazione.
Il numero di timbrature ammesse sulla singola giornata è potenzialmente illimitato, così come il numero dei giustificativi e delle voci.
Eventuali timbrature inserite e/o modificate dall’operatore sono evidenziate. Le timbrature originali vengono sempre conservate, per avere un riscontro immediato della situazione reale.

Pianificazione – La gestione della pianificazione, “vincolante” o meno, consente di gestire le turnazioni programmate delle diversità di turnazione di tipo occasionali, non previste e non prevedibili direttamente nel profilo orario assegnato al singolo dipendente. La funzionalità consente anche di importare in automatico le informazioni di pianificazione oraria e pianificazione assenze, direttamente da un’eventuale altro software preposto alla gestione delle turnazioni oltre che da un semplice file Excel.

Totalizzatori – E’ una funzionalità totalmente configurabile secondo le esigenze del cliente che consente di monitorare l’andamento progressivo di alcuni valori.
Alcuni esempi tipici di utilizzo dei totalizzatori sono:
– Flessibilità e Banca ore: con valutazione di eventuali riporti al/ai mese/i successivo/i e fruizione e recupero degli stessi;
– Contatore ferie
– ROL (riduzione orario di lavoro)
– Legge 104
– ecc.
I totalizzatori possono essere liberamente associati ad alcuni o a tutti i dipendenti. E’ possibile creare specifici totalizzatori per specifici dipendenti e decidere quali totalizzatori debbano essere stampati sul cartellino.

Elaborazioni e Stampe – Il processo di elaborazione dei dati, partendo dalle timbrature, dai giustificativi e dal profilo orario del dipendente, produce le voci risultanti.
Se il programma individua una situazione anomala, viene generata un’opportuna segnalazione riportante in modo descrittivo l’origine dell’errore e quindi consentendo all’operatore di intervenire con estrema semplicità per correggere la situazione.
Il programma prevede una corposa serie di stampe che consentono di ottenere tutta la documentazione necessaria per la corretta gestione dell’ufficio del personale e, naturalmente, la possibilità di personalizzarle secondo le specifiche esigenze dell’Ente. Tutte le stampe prodotte, sono esportabili nei formati file più noti (.doc, .xls, .pdf, .csv, .txt, .dif, .odt, .xml) e altri.

Prospetti – E’ disponibile una nutrita serie di prospetti riassuntivi che consente di tenere sotto controllo i dati principali della procedura: timbrature, causali digitate da terminale, orari assegnati, giustificativi inseriti nel cartellino, stato dell’elaborazione, pianificazione oraria, risultati mensili e annuali.
Tutte le form di questa famiglia, condividono il medesimo approccio grafico e la possibilità di effettuare stampe che risultano particolarmente ricche di informazioni. La stampa degli orari assegnati su un reparto, ad esempio, può essere utilizzata per comunicare al responsabile del reparto medesimo, l’organizzazione della turnazione per un mese. Da qualunque prospetto, inoltre, è possibile richiamare direttamente la singola giornata per poter procedere ad eventuali modifiche. Tutti i prospetti, poiché rappresentati sottoforma di griglia, sono esportabili nativamente in formato .xls.

Totali di periodo – Si tratta di una funzione determinante ai fini del controllo di gestione di un Ente o azienda privata, quale che sia la sua dimensione. In qualsiasi istante è possibile effettuare dei controlli sui risultati delle presenze per valutare, ad esempio, la quantità di straordinario suddiviso per tipologia (diurno, festivo, notturno, festivo notturno) e raggruppato per settori.
Il filtro permette di gestire diversi parametri: voci da includere, gestione a giorni o ore, valori espressi in sessagesimi o centesimi, il periodo di riferimento, inclusione della struttura dell’organigramma o meno, totali generali o di livello, raggruppamento di voci.
E’ possibile, ad esempio, utilizzare i totali del periodo per estrarre direttamente le percentuali di presenza/assenza, suddivise per settore/servizio che ciascun ente pubblico è tenuto a pubblicare mensilmente sul proprio sito web. Inoltre, con opportuna configurazione, è possibile estrarre in modo semplice e immediato i dati relativi alle presenze per la pubblicazione del conto annuale. Tutti i risultati a video, come del resto tutte le stampe ed i prospetti generati dal Planet Time GO!, possono essere esportati su foglio di calcolo per consentire successive ed ulteriori elaborazioni dei dati.

Giustificativi – I giustificativi rappresentano un aspetto cruciale in un programma per la gestione delle presenze: gran parte del tempo che un operatore dedica alla procedura, viene spesso impiegato nell’inserimento di giustificativi che vanno a sanare anomalie di elaborazione in caso di permessi, ferie, malattie ed altri eventi che esulano dal comportamento standard previsto dal profilo del dipendente.
Per coprire tutte le esigenze possibili, sono state introdotte svariate tipologie di giustificativo e la capacità di assegnare giustificativi, in modo massivo, a tutti i dipendenti selezionati, per una serie di date selezionate su un calendario interattivo. Una form apposita consente di gestire i giustificativi in base ad una serie di parametri, che vanno dalla tipologia del giustificativo stesso, al tipo di voce assegnato, dal periodo di competenza all’intervallo di assegnazione oraria e/o alla quantità assegnata.

Rielaborazioni periodiche – E’ un potente strumento di macro programmazione, utilizzabile in numerosi punti del calcolo che consente di personalizzare fortemente il programma su richiesta del cliente, semplicemente configurando lo strumento, senza dover ricorrere a personalizzazione strutturali della procedura e quindi prospettare costi aggiuntivi e/o tempi di attesa necessari per qualsiasi sviluppo software.
Con la rielaborazione è possibile generare nuove voci, trasformare o accorpare le voci esistenti, ovvero trasformare e ricalcolare le voci iniziali secondo uno schema basato su regole e condizioni definibili dall’utente.
I periodi di riferimento per l’esecuzione delle rielaborazioni sono liberamente impostabili (giornaliero, settimanale, quindicinale, mensile, ecc.).
Le rielaborazioni sono impiegabili anche sui totalizzatori, consentendo quindi di fare tutte le valutazioni e i ricalcoli del caso, necessari quando si vanno a considerare le chiusure del mese. Tenendo conto che sia i totalizzatori che le rielaborazioni sono assegnabili in modo distinto a ciascun dipendente, si capisce l’enorme potenzialità di determinazione dei risultati da parte del Planet Time GO!.
Le rielaborazioni, oltre che come ricalcolo sistematico mensile, settimanale, ecc., possono essere associate ed eseguite in automatico a:
– un orario di lavoro (es.: ricalcolo della quantità della flessibilità derivante dal lavoro mattutino, a partire dall’eventuale lavoro pomeridiano)
– una specifica giornata (es.: gestione della reperibilità con generazione del gettone dovuto al dipendente che per quel determinato giorno è in reperibilità)
– causale digitata sul terminale in abbinamento alla timbrature (es.: riclassificazione delle ore eccedenti l’orario di servizio giornaliero in straordinario per particolare progetto)
– totalizzatore (es.: se le ore di debito del mese precedente non sono state recuperate vengono riportate come ore da recuperare sullo stipendio solo per la parte intera, mentre i minuti residui vengono spostati in un serbatoio apposito oppure riportati al mese successivo)
– dipendente (es.: a parità di orario svolto, per un dipendente si deve calcolare un’indennità mentre per un altro dipendente no)

Il modulo export file paghe
Il modulo consente di interfacciare il Planet Time GO! al programma paghe utilizzato in azienda o dal consulente paghe. Ciò è reso possibile dall’abbinamento delle voci generate con quelle presenti sul software paghe.
Consente inoltre di gestire l’esportazione di contatori, voci ad importo, totalizzatori e le informazioni necessarie per il Libro Unico del Lavoro (LUL).
Per le aziende e per i consulenti paghe i vantaggi dell’utilizzo dell’export paghe sono molteplici:
• Non c’è più la necessità di un operatore che digiti manualmente i dati per la generazione dei cedolini, evitando anche eventuali errori di inserimento.
• Eliminazione totale dei documenti cartacei necessari per trasferire i dati dal sistema rilevazione presenze al programma paghe, poiché tutte le informazioni necessarie sono contenute in un file.